#19: Intranet – Digital Workplace statt Mauerblümchen
Das E-Mail ersetzen, den Austausch unter Mitarbeitern fördern, Fachwissen zugänglich machen, all dies kann das Intranet in der Theorie. In der Praxis meiden Mitarbeitende diese internen News- und Dialogplattformen oft. Anders bei den preisgekrönten Intranets der Mobiliar und der Luzerner Kantonalbank: Sie sind zum täglichen digitalen Arbeitsplatz geworden.
«Wer ist zufrieden mit seinem Intranet?» Auf die Frage ans Publikum am 19. Social Media Gipfel meldeten sich nicht einmal ein Dutzend Leute. In vielen Unternehmen lassen Mitarbeitende das Intranet bei der täglichen Arbeit aussen vor, abgesehen von gelegentlichen Besuchen des Menuplan der Mensa. Dabei kann das Intranet viel mehr, das zeigen die Beispiele der Mobiliar und der Luzerner Kantonalbank am 19. Social Media Gipfel. Beide schafften es am internationalen «Intranet Design Annual» der Nielsen Norman Group in die Top Ten. Damit es genutzt wird, müssen Benutzerfreundlichkeit und Inhalt stimmen.
Luzerner Kantonalbank: den Arbeitsalltag abbilden
Zinsen und Kurse im Blick haben, interne Fachexperten kontaktieren, Produkte überblicken, aktuelle Formulare abrufen – das ist Teil des Alltags bei der Luzerner Kantonalbank. Das Intranet integriert alle Tools für diese Prozesse. Das sei die Grundvoraussetzung dafür, dass die Mitarbeitenden die Plattform überhaupt nutzen, sagt Roger Müller, stv. Leiter Kommunikation. Entscheidend ist auch die Benutzerfreundlichkeit: Lässt sich die Plattform nicht schnell und einfach bedienen, werden die Mitarbeitenden auf herkömmliche Mittel zurückgreifen. Die wichtigsten Punkte sind aus Sicht von Roger Müller:
- Die gesuchte Information muss mit einem Klick erreichbar sein.
- Die Suche muss relevante und übersichtliche Resultate liefern.
- Der Inhalt muss aktuell sein.
- Texte müssen webgerecht geschrieben sein.
Welcher Inhalt für die Mitarbeitenden relevant ist und welche Funktionen wichtig, lässt sich nicht am Schreibtisch entscheiden. Roger Müller hat dafür die Mitarbeitenden während der Umsetzung mehrmals online befragt.
Mobiliar: Mitarbeitende helfen Mitarbeitenden
Die Mobiliar will mit dem Intranet den Mitarbeitenden Fachwissen zugänglich machen, sagt Björn Böller (@knalleffekt), Verantwortlicher Intranet. Je nach Spezialisierungsgrad des Wissens geschieht das über verschiedene Kanäle, die alle im Intranet integriert sind. Die Expertensuche findet Kontaktangaben von Fachspezialisten. Denn spezialisiertes Wissen lässt sich immer noch am besten per Telefon oder im persönlichen Gespräch abholen. Am anderen Ende der Skala beantworten Mitarbeitende in Wikis und Foren einfache Fragen aus dem Arbeitsalltag. Hier ersetzt User generated Content aufwendige FAQs. Und: Alle wichtigen Programme lassen sich aus dem Intranet starten. Bei Arbeitsbeginn öffnen die Mitarbeiter als erstes das Intranet und haben mit dem Portal Zugriff auf zahlreiche Informationen.
Genutzt wurden Foren, Wikis und Kommentarfunktionen aber erst, als Björn Böller und sein Team die Generalagenturen besuchten. «Dialog findet nicht auf Knopfdruck statt», sagt er. Damit die Mitarbeitende ihr Wissen im Intranet zu teilen begannen, stellte er die Funktionen der Plattform mit Anwendungsbeispielen vor: Mitarbeiter erzählten, wozu und mit welchem Nutzen sie das Intranet im Alltag einsetzen.
Fazit: Technik und Haltung
Das Learning aus dem 19. Social Media Gipfel in Kürze: Damit ein Intranet genutzt wird, braucht es zwei Dinge. Die Technik muss Information und Austausch schnell und einfach machen. Die Haltung der Mitarbeitenden und Kultur des Unternehmens ist aber wichtiger. Technik alleine bringt keinen Dialog.
